BEST practice PNRR

Un gruppo di tecnici – amministrativi del Dipartimento di Scienze dell’Educazione G.M. Bertin è stato invitato dalla RAGD, dott.ssa Rosanna Antonino, ad individuare una best practice, relativa ai servizi amministrativi del dipartimento, con caratteristiche di trasversalità e che abbia visto la collaborazione di più colleghi, da illustrare in un breve intervento durante l’incontro del 20 maggio 2024 con il Magnifico Rettore e la Direttrice Generale.

Il gruppo era composto dalle dott.sse Lena Frabetti, Laura Malin, Marta Scalvini e Martina Dell’Orso.

Che tipo di best practice si è scelto di valorizzare?
Tra le attività realizzate nell’ultimo anno, si è deciso di valorizzare l’esperienza nata dalla gestione dei progetti PNRR.

Di cosa si tratta?
A livello centrale il Settore Programmi PNRR di Ateneo ha fornito indicazioni e condiviso strumenti per la raccolta dei documenti necessari alla rendicontazione sia del personale reclutato dai Dipartimenti – nello specifico Assegnisti di ricerca sia dei Dottorandi di ricerca.

Sono stati fornite al Dipartimento indicazioni in merito a:
• documentazione amministrativa da raccogliere: es. atti amministrativi relativi alla procedura di reclutamento (dalla delibera di approvazione del bando sino al contratto)
• documenti relativi al rendiconto finanziario: cedolini, ordinativi, etc.
• documentazione da produrre (es. report mensili sulle attività realizzate a firma dottorando/assegnista e tutor),
• dove salvare la documentazione (dashboard) affinché venisse condivisa dal Dipartimento con l’ufficio Settore Programmi PNRR e quali caratteristiche dovesse avere (es. stampiglio titulus)
• suggerimenti su come suddividere la documentazione e nominare le relative cartelle.

I documenti sono stati raccolti e condivisi nella dash-board (predisposta dagli uffici PNRR di Ateneo) direttamente da chi li ha gestiti e prodotti nell’espletamento delle proprie mansioni (referente per gli assegni di ricerca / supporto alle attività di dottorato).
La rendicontazione ufficiale è gestita direttamente dal Settore Programmi PNRR di Ateneo che si interfaccia con il Dipartimento in caso di richieste di integrazione.

Perché è considerata una best practice?
In primis questo modus operandi permette di raccogliere la documentazione per la rendicontazione in tempi brevi. Inoltre, è identificato un repository facilmente condivisibile e fruibile che viene alimentato direttamente da chi è referente della creazione del documento.
Un valore aggiunto è anche che la documentazione è subito consultabile dalle Research Manager e dalla Responsabile amministrativa per il monitoraggio del progetto e per la verifica delle diverse azioni progettuali, con conseguente riduzione dei tempi di lavoro.
I documenti, infine, vergono archiviati nell’ottica della rendicontazione già nel momento in cui sono elaborati.

Attualmente, invece, in che modo gestite questo tipo di pratiche?
Al momento i documenti vengono elaborati, firmati e archiviati dal referente dell’attività e sono disponibili (a seconda del tipo di documento, di supporto cartaceo o informatico) in titulus, negli archivi cartacei e/o nelle cartelle informatiche di segreteria. Queste ultime sono organizzate nell’ottica della gestione dei procedimenti. Gli archivi cartacei sono organizzati seguendo dei criteri che non sono legati ai progetti (ad esempio gli ordinativi di pagamento sono stampati e archiviati in ordine progressivo).
Le Research Manager, dal canto loro, si occupano del monitoraggio e della rendicontazione dei progetti di ricerca.
Quindi periodicamente raccolgono (anche con il supporto dei diversi uffici del Dipartimento) la documentazione necessaria e predispongono i report che, a seconda dell’ente finanziatore, possono richiedere diverse tipologie di documentazione.

Come pensate dunque di riorganizzare il vostro modo di lavorare?
Nel breve periodo abbiamo intenzione di selezionare un gruppo di progetti di ricerca finanziati e identificare alcune procedure (ad esempio assegni di ricerca o dottorati), replicando quanto è stato fatto per i progetti PNRR, ma adattandolo alla tipologia di ente finanziatore e all’organizzazione interna del Dipartimento.
L’ipotesi è di creare uno spazio virtuale condiviso: un canale dedicato all'interno del Team EDU Segreteria Amministrativa. Nel canale, per ogni progetto selezionato sarà creata una cartella in cui verranno archiviati tutti i documenti relativi a:
• Procedura di reclutamento dell’assegno di ricerca
• Rendicontazione finanziaria del contratto di assegno di ricerca

Ci sono però dei punti di attenzione: è cruciale la collaborazione tra le Research Manager e la referente degli assegni di ricerca per una condivisione delle linee guida di rendicontazione dei progetti ed impostare la creazione delle cartelle informatiche, la raccolta e la denominazione di file e delle sottocartelle.
Va anche verificata l’accessibilità dei documenti, la funzionalità e l’utilità del nuovo strumento ed è necessario il recupero della documentazione già prodotta.
Infine, nel medio periodo, in caso di valutazione positiva, l'esperienza potrebbe essere valorizzata e applicata in altri procedimenti ad esempio  gli acquisti, oppure per altre tipologie di progetti di ricerca finanziati.